Jak usprawnić działanie magazynu w firmie ?

Sprawne zarządzanie magazynem to niezbędne działanie w firmach produkcyjnych i handlowych. Jak usprawnić działanie magazynu? Jakie formularze, związane z magazynowaniem powinny się znaleźć w firmowej dokumentacji? Sprawdźmy, które z tych działań mogą być wsparte przez profesjonalny, nowoczesny program magazynowy.

Czym jest magazyn?

Magazyn to jednostka gospodarcza, której głównym zadaniem – w uproszczonej wersji – jest przechowywanie towarów. Pod pojęciem „magazynowania” kryje się szereg czynności gospodarczych, wiążących się m.in. z: przyjmowaniem i wydawaniem towarów, utrzymywaniem zapasów (produktów i półproduktów) na potrzeby działalności danego przedsiębiorstwa, rozdzielaniem i zestawianiem partii towarów. Istnieją różne typy magazynów, dzielone według określonych funkcji (np. magazyny przeładunkowe, magazyny wyrobów gotowych) lub struktur zarządzania (magazyny centralne, magazyny lokalne).

Zarządzanie magazynem w firmie – dokumenty magazynowe

Zarządzanie magazynem wymaga nie tylko doskonałej organizacji logistycznej, ale i odpowiedniej dokumentacji. Każda zmiana w stanie i ilości przechowywanych materiałów musi być odpowiednio udokumentowana w firmowym programie do magazynowania. Proces ten jest szczególnie ważny w przypadku przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą hurtową i detaliczną. Niedokładne, niesprawne prowadzenie magazynu lub pojawienie się dużej ilości błędnych wpisów może skutkować obniżeniem wydajności sprzedaży (a pod względem prawnym konsekwencjami karnymi). Do podstawowych dokumentów magazynowych należą:

  • PZ – przyjęcie towaru z zewnątrz,
  • WZ – wydanie towaru na zewnątrz,
  • PW – przyjęcie wewnętrzne towaru,
  • RW – rozchód do wewnątrz,
  • WP – wydanie na produkcję,
  • MM – przesunięcie międzymagazynowe,
  • ZW – zwrot wewnętrzny.

Program do magazynowania wsparciem dla firmy

Większość firm korzysta z gotowych programów magazynowych, pozwalających na usprawnienie działań i ujednolicenie wydawanych dokumentów. Dobrym rozwiązaniem, mogącym skutecznie usprawnić działanie magazynu w firmie, jest zakup programu do magazynowania, dającego się zintegrować z podstawowymi aplikacjami rachunkowymi. Sprawny program pozwala na:

  • automatyczne aktualizowanie stanu magazynu,
  • tworzenie i aktualizowanie baz kontrahentów,
  • zwiększanie efektywności sprzedaży,
  • skrócenie czasu wyszukiwania towarów,
  • ułatwienie i przyspieszenie procesu dystrybucji towarów,
  • ułatwienie generowania ujednoliconych dokumentów magazynowych,
  • wyeliminowanie potencjalnych błędów ilościowych,
  • w niektórych przypadkach daje możliwość obsługiwania czytników kodów kreskowych,
  • prezentację raportów okresowych i pełnej historii przepływu towarów przez magazyn.

Profesjonalne programy do magazynowania są szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach zorientowanych na sprzedaż lub produkcję. Oprócz standardowych dokumentów magazynowych w większości programów wygenerujemy też korekty, arkusze spisowe, remanenty i kompletacje.