Przyspiesz działania swojej firmy – zacznij od dokumentów
Nic tak bardzo nie stresuje sekretarki, jak bezskuteczna próba odnalezienia ważnej faktury lub raportu. Jeżeli chcesz uniknąć takich sytuacji i zarazem zwiększyć efektywność swoich pracowników, zadbaj o właściwą organizację dokumentów w biurze. Sprawdź, jak to zrobić w najprostszy sposób.
Wszystko na swoim miejscu
Czy zależy Ci na tym, by w Twojej firmie już nigdy nie zagubił się żaden dokument? Jeśli tak, to wcale nie musisz przemeblowywać biura i wydzielać osobnego miejsca na faktury oraz umowy. Wystarczy, że wprowadzisz kilka drobnych zmian, które usprawnią przechowywanie i archiwizowanie wszystkich dokumentów wpływających do Twojej firmy. Zacznij od zakupu segregatorów wraz z kolorowymi przekładkami. Pamiętaj o tym, by na każdym z nich dokładnie opisać zawartość skoroszytu, dzięki temu już na pierwszy rzut oka będzie widać, których dokumentów należy w nim szukać. Jeśli segregatorów jest wiele, a każdy z nich zawiera kilkaset zapisanych kartek, pomyśl także o dokupieniu praktycznych zakładek indeksujących, które pozwolą Ci pogrupować zgromadzone materiały w precyzyjniejszy sposób. Dzięki ich zastosowaniu zlokalizujesz poszukiwane dokumenty od razu po otwarciu skoroszytu. Przydatne będą także pudła oraz plastikowe pojemniki, w których będziesz mógł umieścić rzadko używane segregatory lub archiwizować niewymiarowe materiały służące na przykład do promocji firmy.
Dokumenty na wyciągnięcie ręki
Gdy już rozwiążesz problem przechowywania dokumentów, które nie są w częstym użyciu, skup się na uporządkowaniu bieżących faktur, umów oraz raportów. Jeżeli umieścisz je w segregatorach, będziesz miał do nich utrudniony dostęp, skorzystaj więc z zalet półki na dokumenty, którą możesz ustawić bezpośrednio na biurku. Zazwyczaj składa się ona z kilku szuflad wyprodukowanych z półprzezroczystego plastiku, dzięki czemu już na pierwszy rzut widać, jaka jest jej zawartość. Jeśli na biurkach Twoich pracowników brakuje miejsca na półki, zaopatrz ich w organizatory na dokumenty do zawieszenia na ścianie, które pełnią analogiczną funkcję. Nie zapomnij także o zakupieniu teczek – mogą to być zwykłe, białe tekturki do przechowywania dokumentów lub eleganckie skoroszyty z logotypem Twojej firmy. Sprawdzą się one zawsze wtedy, gdy zaistnieje potrzeba wręczenia dokumentów lub folderów reklamowych klientom.
Prawidłowa organizacja dokumentów może realnie przyspieszyć działanie Twojej firmy, ponieważ czas tracony dotąd na poszukiwanie zagubionych pism, zostanie przeznaczony na efektywną pracę. Czy nie warto zainwestować w zakup kilku niedrogich akcesoriów biurowych, by osiągnąć ten efekt?