ABC firmy – na co zwrócić uwagę przy wyborze programu rachunkowego

Podstawowym krokiem podczas zakładania każdej działalności gospodarczej jest wybór odpowiedniego programu rachunkowego. System rozliczeniowy odpowiada za wszystkie operacje finansowe przeprowadzane w firmie i gwarantuje prawidłowe zarządzanie zarówno na szczeblu administracyjnym, jak i finansowym. W procesie wyboru programu odpowiedniego dla danego rodzaju organizacji warto zwrócić uwagę na kilka szczególnie istotnych kwestii.

Jak dopasować program do rodzaju działalności?

W ofercie producentów oprogramowania dostępnych jest wiele rodzajów programów przeznaczonych dla małych, średnich jak i dużych przedsiębiorców. Zależnie od kategorii odbiorców, do których są skierowane, programy różnią się między sobą stopniem skomplikowania i oferowanych możliwości. W przypadku niedużych i średnich przedsiębiorców lepiej sprawdzą się proste systemy wyposażone w podstawowe aplikacje. Natomiast dla większych podmiotów idealnie okażą się bardziej rozbudowane programy, pozwalające na dokonanie złożonych operacji księgowych.

Istotnym czynnikiem wpływającym na wybór programu rachunkowego z pewnością jest także cena. Dostępne na rynku systemy oscylują w granicach od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych, w zależności od producenta i stopnia złożoności programu.

Wymagania formalne dotyczące programu

Przy wyborze programu rachunkowego zawsze należy upewnić się, że posiada on gwarancję zgodności z obowiązującymi przepisami. Oznacza to, że jest zgodny z normami urzędowymi, a dokonywane w nim transakcje lub pobierane wydruki odpowiadają prawnym wymaganiom.

Podejmując decyzję o wyborze programu warto również sprawdzić czy producent zapewnia dostęp do bezpłatnych aktualizacji. Przepisy prawne, szczególnie dotyczące zagadnień finansowych lub podatkowych, często ulegają zmianie, a aktualizacje pozwolą na zaoszczędzenie czasu, który trzeba by przeznaczyć na monitorowanie pojawiających się regulacji.

Jak przechowywać dane w bezpieczny sposób?

Właściwy obieg informacji i odpowiedni sposób ich przechowania to bardzo istotna kwestia w przypadku każdej firmy. Wybierając program rachunkowy koniecznie należy sprawdzić czy jest on wyposażony w niezbędne zabezpieczenia chroniące przed utratą lub wyciekiem danych. Dodatkowo dobry program rachunkowy powinien posiadać kilka możliwości archiwizacji np. na dysku twardym lub dyskach zewnętrznych

Jakie niezbędne cechy powinien posiadać program rachunkowy?

Podstawową rolą każdego programu rachunkowego jest prowadzenie wszelkich operacji finansowych, ewidencji, rozliczeń, księgi przychodów i rozchodów. W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność wymagającą opodatkowania VAT-em, program powinien również umożliwiać prowadzenie księgi i rejestru VAT.

Dodatkową zaletę programu rachunkowego stanowi możliwość prowadzenia w nim również innych ewidencji. Można tu wskazać chociażby ewidencję środków trwałych, składników niematerialnych czy wyposażenia. Poza wymienionymi cechami program powinien posiadać także opcje rozliczania deklaracji podatkowych, które obecnie w większości firm mogą być przekazywane do Urzędu Skarbowego w systemie teleinformatycznym.

Kupując program rachunkowy warto także sprawdzić czy umożliwia on zakładanie dodatkowych baz danych. Korzystanie z takiej opcji nie jest wprawdzie niezbędne, jednak znacząco ułatwia pracę i eliminuje ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych. Z tym zagadnieniem powiązana jest inna funkcja, która przy dłuższym użytkowaniu okaże się ważną zaletą każdego programu, a mianowicie opcja kontrolowania błędów. Taka funkcja samoistnie wychwytuje pomyłki i nieścisłości, dzięki czemu z pewnością usprawnia funkcjonowanie firmy.