Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe?
Prowadzenie firmy nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków, wśród których jest także fakturowanie, rozliczenia podatkowe oraz przechowywanie dokumentów księgowych. Dokumentację księgową należy w odpowiedni sposób przechowywać, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Łamanie tych przepisów grozi bowiem poważnymi konsekwencjami.
Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?
Dokumenty księgowe to: księgi podatkowe, ewidencje, rejestry, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe i sprawozdania finansowe. Dokumentacja księgowa jest prowadzona do celów podatkowych. W związku z tym, nie należy jej wyrzucać a przechowywać tak, by w trakcie ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego był do niej swobodny dostęp.
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z księgą przychodów i rozchodów. Należy starannie je zabezpieczyć przed zgubieniem lub zniszczeniem. W każdej firmie powinno się zadbać o to, by dokumenty miały swoje miejsce. Ich przechowywanie można także zlecić zewnętrznej firmie, pamiętając, by poinformować urząd skarbowy o tym, gdzie składujemy dokumentację. Trzeba to zrobić w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Dokumenty księgowe można przechowywać także w formie elektronicznej. Muszą jednak być dobrze zabezpieczone przed możliwością dokonania ewentualnej zmiany, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, a także uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przedsiębiorca odpowiada za przygotowanie kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych. Poza tym powinien mieć dostęp do urządzeń służących do odczytu i wydruku informacji ze wspomnianych nośników.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. W przypadku podatku dochodowego ważny jest termin złożenia zeznania rocznego i zapłaty podatku dochodowego, gdyż upływa on 30 kwietnia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. W związku z tym, okres przechowywania dokumentów księgowych należy liczyć od końca roku, w którym rzeczywiście uregulowano podatek.
Dokumenty kadrowe, czyli listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody niezbędnych przy ustalaniu podstawy świadczeń emerytalnych lub rentowych muszą być przechowywane przez 50 lat. Po upływie obowiązkowego okresu archiwizowania dokumentów można je zniszczyć. Dla własnego bezpieczeństwa, przedsiębiorca powinien sporządzić protokół z zawartości zniszczonych papierów.
Archiwizacja dokumentów księgowych to bardzo ważny aspekt działalności przedsiębiorstwa. Właściciel firmy musi zadbać o to, by przepisy były przestrzegane we właściwy sposób.